Polityka prywatności

Administrator danych

Couders to obecnie zespół projektowy, który nie został jeszcze zarejestrowany jako spółka ani jednoosobowa działalność gospodarcza. Do czasu rejestracji administratorem danych są wspólnie osoby tworzące zespół Couders, a wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych, w tym realizację Twoich praw, obsługujemy pod podanym niżej adresem e-mail. Po rejestracji uzupełnimy tutaj pełną nazwę, adres siedziby oraz numery NIP i REGON.

1. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane, które sam nam przekazujesz, oraz podstawowe dane techniczne zapisywane automatycznie przez serwer. Nie kupujemy baz danych i nie pozyskujemy danych z innych źródeł.

• Formularz kontaktowy: imię, nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości (opcjonalna) oraz data i godzina wysłania.
• Asystent AI: treść wiadomości, które wpisujesz w oknie rozmowy, oraz techniczny identyfikator wątku, pozwalający powiązać kolejne wiadomości w jednej sesji.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i systemu operacyjnego oraz data zapytania, zapisywane w logach przez dostawcę hostingu.

Nie prosimy o dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO) i prosimy, byś nie umieszczał ich w treści wiadomości ani w rozmowie z asystentem AI.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Odpowiedź na zapytanie z formularza i prowadzenie korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze kontaktu).
• Obsługa rozmowy z asystentem AI i udzielenie odpowiedzi: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i prezentacji usług).
• Zapewnienie bezpieczeństwa i stabilności serwisu, w tym analiza logów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych, jeżeli dojdzie do zawarcia umowy: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia, nazwiska i adresu e-mail nie jesteśmy jednak w stanie odpowiedzieć na zapytanie wysłane przez formularz.

3. Jak długo przechowujemy dane

• Dane z formularza kontaktowego: przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, na wypadek powrotu do rozmowy.
• Treść rozmów z asystentem AI: przez czas potrzebny do obsługi zapytania i diagnostyki, nie dłużej niż 12 miesięcy.
• Logi serwera: przez okres wynikający z ustawień dostawcy hostingu, standardowo do 12 miesięcy.
• Dane związane z zawartą umową: przez okres jej realizacji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń i okres wymagany przepisami podatkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy).

Po upływie tych okresów dane usuwamy lub anonimizujemy.

4. Komu powierzamy dane

Twoje dane mogą być przetwarzane przez zaufanych dostawców, którzy działają na nasze zlecenie na podstawie umów powierzenia przetwarzania. Aktualnie są to:

• Dostawca hostingu i sieci dostarczania treści, na którego serwerach działa serwis i który zapisuje logi dostępowe.
• Dostawca platformy automatyzacji, przez którą przechodzą zgłoszenia z formularza kontaktowego i wiadomości z asystenta AI.
• Dostawca arkusza kalkulacyjnego i poczty, w którym zapisujemy zgłoszenia z formularza i prowadzimy korespondencję.
• Dostawca modelu językowego, który generuje odpowiedzi asystenta AI na podstawie treści Twojej wiadomości.

Dane mogą być udostępnione również podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, na przykład organom ścigania, wyłącznie na ich uzasadnione żądanie. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Część naszych dostawców, w szczególności dostawca hostingu i dostawca modelu językowego, ma siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, głównie w Stanach Zjednoczonych.

W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, to jest decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych, uzupełnionych o dodatkowe środki bezpieczeństwa. Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na nasz adres kontaktowy.

6. Dane w asystencie AI

Wiadomości wpisane w oknie rozmowy przekazujemy do dostawcy modelu językowego wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi. Nie wykorzystujemy tych treści do trenowania własnych modeli.

Prosimy, byś nie wpisywał w rozmowie haseł, numerów dokumentów, danych finansowych, danych o zdrowiu ani danych osobowych innych osób. Jeżeli takie dane zostaną wysłane omyłkowo, napisz do nas, a usuniemy je z naszych rejestrów.

7. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Serwis nie zapisuje własnych plików cookies w celach analitycznych, marketingowych ani profilujących. Nie korzystamy z Google Analytics, pikseli reklamowych ani narzędzi śledzących zachowanie użytkowników między stronami.

Korzystamy natomiast z pamięci sesyjnej przeglądarki (sessionStorage), w której zapisujemy jeden techniczny identyfikator wątku rozmowy z asystentem AI. Pozwala on powiązać kolejne wiadomości w tej samej sesji. Wpis nie zawiera danych osobowych i jest automatycznie usuwany po zamknięciu karty przeglądarki. Możesz go też skasować w każdej chwili, czyszcząc dane witryny w ustawieniach przeglądarki.

Jeżeli w przyszłości wdrożymy narzędzia analityczne wymagające zgody, uruchomimy je dopiero po jej udzieleniu, a ten dokument zostanie wcześniej zaktualizowany.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych, czyli prawo do bycia zapomnianym (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych do innego administratora (art. 20 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na nasz adres kontaktowy. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Odpowiedzi asystenta AI mają charakter informacyjny i nie służą ocenie ani kwalifikowaniu osób.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie połączenia (HTTPS), ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób, którym jest on niezbędny, uwierzytelnianie dwuskładnikowe w narzędziach, w których przechowujemy zgłoszenia, oraz przechowywanie kluczy dostępowych po stronie serwera, poza kodem wysyłanym do przeglądarki.

11. Zmiany polityki prywatności

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania serwisu, zakres przetwarzanych danych, lista dostawców lub przepisy prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a data ostatniej aktualizacji widnieje na górze strony.